Savoir rédiger une invitation à un événement d’entreprise est très important lorsque vous organisez quelque chose pour promouvoir votre entreprise, que vous soyez un initié ou simplement un client. C’est parce que l’invitation représente une sorte d’anticipation de ce qui va réellement arriver à l’événement, et pour cette raison elle doit être réalisée et écrite d’une manière impeccable.
Comment rédiger une invitation parfaite pour un événement d’entreprise réussi ? Voici quelques conseils pratiques pour ne pas faire d’erreurs.
1. Comment rédiger l’invitation à un événement d’entreprise : considérer le type d’événement
Les événements ne sont pas tous les mêmes : il y a ceux qui décident d’organiser des conférences formelles et ceux qui préfèrent quelque chose de plus familier et chaleureux. En fonction de l’idée que vous vous faites de l’événement que vous préparez, décidez du type d’invitation à imprimer, du type de papier à utiliser et de la police à utiliser pour rédiger le texte.
2. Entrez toutes les informations nécessaires
Après avoir défini le résultat à obtenir, il est temps de transcrire toutes les informations les plus importantes. Mettez en surbrillance la date, l’heure et le lieu de votre événement. Si vous préférez, vous pouvez également insérer une mini carte plastifiée pour aider vos invités de l’extérieur à se rendre au lieu de l’événement. Une façon comme les autres de paraître courtois et particulièrement attentif aux besoins et aux exigences de chacun de vos invités.
3. Comment rédiger une invitation à un événement d’entreprise : décrivez-la-nous
La description sert à donner une idée à chaque invité du type d’événement auquel il a été invité et auquel il participera peut-être. Ne faites pas l’erreur d’être trop long : par contre, il n’est pas nécessaire d’offrir une myriade d’informations et de ne pas laisser un effet de surprise sain ! Soyez concis, assez général, mais en même temps complet. Dans ce champ, vous pouvez, par exemple, insérer des demandes spéciales telles qu’un code vestimentaire spécifique ou des informations sur les plans de la soirée. Bref, tout ce qui pourrait être utile pour convaincre vos invités de participer à votre événement corporatif.
4. N’oubliez pas vos contacts !
Après avoir écrit toutes les informations nécessaires, n’oubliez pas d’inclure vos contacts ou ceux de ceux qui organisent l’événement. On parle donc de nom et prénom, de numéros de téléphone et éventuellement d’adresses e-mail.
Comment puis-je livrer une invitation à un événement d’entreprise ?
Tout dépend du type d’événement que vous préparez. Vous pouvez prendre la « route » formelle et décider de la livrer chez chacun de vos invités, ou de la remettre directement entre leurs mains, afin que vous puissiez fournir toute information simplement par la voix.